Die Geschäftsordnung der BIG-WNSüd basiert auf der Vereinssatzung vom 01.12.2003 und regelt den operativen Betrieb des Vereines und seiner Organe.
Vereinsmitglieder erklären mit der Vereinsaufnahme ihre Zustimmung zu dieser Geschäftsordnung, die von der Mitgliederversammlung gem. Vereinsatzung beschlossen wird.
Auf die textliche Unterscheidung zwischen Frauen und Männern wird mit Rücksicht auf die Lesbarkeit des Textes verzichtet. Die gewählten Formulierungen gelten für beide Geschlechter.
1. Mitgliedschaft/Beiträge/Stimmberechtigung
Jede natürliche Person ab dem 14. Lebensjahr und jede juristische Person können eine Mitgliedschaft beantragen.
Mitgliedsbeiträge werden als Jahresbeitrag per Bankeinzug jeweils am Jahresbeginn eines jeden Geschäftsjahres eingezogen.
Die Höhe der Mitgliedsbeiträge wird durch die Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit verbindlich festgelegt. Diesbezüglich werden folgende Unterscheidungen getroffen:
a) Einzelmitgliedschaft
b) Einzelmitgliedschaft mit ermäßigtem Beitrag für weitere Familienmitglieder
c) Juristische Personen
Jedes zahlende Mitglied hat ein Stimmrecht.
2. Arbeitsgruppen (AG)
2.1.
Arbeitsgruppen werden nach Bedarf und Thematik gebildet. Die Arbeitsgruppen stehen Mitgliedern und Nichtmitgliedern des Vereins offen. Jede Arbeitsgruppe benennt ein Vereinsmitglied als Sprecher aus ihren Reihen. Der Sprecher arbeitet eng mit dem Vorstand zusammen. Der Vorstand erstellt ein Organigramm (Anlage A), in dem Wirkungsweise und Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen und Vorstand definiert und die berufenen/gewählten Personen namentlich benannt werden.
2.2.
Die Arbeitsgruppen treffen sich selbständig. Das Einsetzen und Aufheben von Arbeitsgruppen erfolgt in der Regel innerhalb der BIG Treffen auf Vorschlag und nach Abstimmung mit den Vorstand
2.3.
Über die AG – Treffen sind Ergebnis- Protokolle anzufertigen, die auch an dem Vorstand zugeleitet werden. Aktionen, die nach außen getragen werden, sind mit dem Vorstand abzustimmen. Briefe bedürfen der Unterschrift des Gruppensprechers und eines Vorstand-mitglieds, vorzugsweise des 1.Vorsitzenden.
3. BIG – Treffen
Neben den Mitgliederversammlungen finden in regelmäßigen Abständen BIG- Treffen statt. Diese Treffen dienen der allgemeinen Information, dem Austausch der Arbeitsgruppen untereinander und aktuellen Themen
3.1.
BIG Treffen stehen Mitgliedern und Nichtmitgliedern offen.
Nichtmitglieder sind redeberechtigt, stimmberechtigt sind ausschließlich Vereinsmitglieder.
Entscheidungen werden mit einfacher Mehrheit der anwesenden Mitglieder getroffen.
3.2.
Werden innerhalb eines Treffens keine anderen Festlegungen getroffen, finden die BIG-Treffen am letzten Montag ungerader Monate statt. Der Ort des kommenden Treffens sowie Termin- oder Ortsänderungen werden jeweils innerhalb des BIG-Treffens mitgeteilt.
3.3.
Über die Inhalte der BIG Treffen werden Ergebnisprotokolle geführt. Hierfür ist zu Beginn der Treffen ein Protokollführer zu bestimmen. Die Verteilung des Protokolls erfolgt an alle Mitglieder und auf Wunsch an Nichtmitglieder, Vorzugsweise per E-mailing.
3.4.
Die während der BIG- Treffen geführten Anwesenheitslisten werden innerhalb einer fortlaufenden Verteilerliste der BIG weitergeführt. Mit dem Eintrag in die Anwesenheitsliste erklärt der Eintragende sein Einverständnis zur Nutzung dieser Daten für den internen Gebrauch der BIG.
4. Öffentlichkeitsarbeit
4.1.
Die Benachrichtigung der Presse über Vereinstermine erfolgt durch den Pressereferenten selbständig. Pressemitteilungen anderen Inhalts sind mit dem Vorstand, vorzugsweise dem 1.Vorsitzenden, abzustimmen. Versammlungstermine werden nach Möglichkeit durch Aushang bei Geschäften am Danziger Platz, Schule, Hort, Kindergärten, MJA und Kirchen bzw. weiteren öffentlichen Einrichtungen und sobald verfügbar per Internet bekannt gegeben.
4.2.
Es ist beabsichtigt, eine Internet-Plattform zum Informationsaustausch einzurichten.
Die Einrichtung und spätere Änderungen bedürfen der Abstimmung mit und der Freigabe durch den Vorstand.
5. Finanzen
5.1.
Der Kassenverwalter erstellt in einfacher Buchführung laufend Berichte über das Bankkonto und die Handkasse. Die Handkasse sollte in der Regel nicht mehr als 200,00 EUR betragen.
5.2.
Die Arbeitsgruppen können nach Abstimmung mit dem Vorstand, vorzugsweise mit dem 1. Vorsitzenden, Anträge auf Barmittel für ihre Ausgaben stellen. Die erhaltenen Barmittel werden mit Beleg abgerechnet. Bei größeren Aktionen kann nach Abstimmung ein Vorschuss gewährt werden.
5.3.
Grundsätzlich darf das Girokonto – inklusive bekannter offener Verbindlichkeiten – nicht überzogen werden.
5.4.
Verfügungsvollmachten
Neben dem Kassenverwalter haben der erste und zweite Vorsitzende Bankvollmachten. Vorstandsmitglieder können bis zu einer Summe von 200,00 EUR pro Aktion ohne Rücksprache mit anderen Vorstandmitgliedern verfügen. Darüber hinausgehende Beträge sind im Vorhinein auf einer Vorstandssitzung mit einfacher Mehrheit freizugeben.
5.5.
Spendenbescheinigungen bis zu einer Höhe von 100,00 EUR können durch ein Vorstandmitglied entgegengenommen und unterschrieben werden. Darüber hinaus gehende Bescheide sind durch ein weiteres Vorstandmitglied gegenzuzeichnen.
6. Haftung/Versicherungen
6.1.
Die BIG schließt eine Vereinshaftpflichtversicherung für Personen – und Sachschäden in ausreichender Höhe ab. Die Versicherung wird durch den Vorstand abgeschlossen und laufend auf aktuellem Stand gehalten.
6.2.
Für besondere Anlässe und Risiken werden nach Maßgabe und in Abstimmung mit dem Vorstand projektspezifische Zusatz- Versicherungen abgeschlossen.